Plateforme d’assistants virtuels : avantages et inconvénients

Pourquoi passer par une plateforme d’assistants virtuels ?

En tant qu’entrepreneur, on peut passer une grande partie de notre temps sur des tâches chronophages et secondaires: traiter les commandes, répondre aux questions des clients, animer leurs pages sur les réseaux sociaux, etc.

Or, elles ne sont pas forcément rentables.

Il devient alors essentiel de les sous-traiter pour maximiser son rendement horaire. Mais comment trouver un assistant virtuel ?

Parmi les options possibles, vous avez notamment le choix de passer par une plateforme spécialisée en externalisation.

Quels sont les avantages de trouver un assistant personnel via une agence d’assistants virtuels comme la nôtre ? Comment réussir son projet d’Outsourcing. On vous dit tout dans cet article.

Les avantages offerts par une plateforme d’assistants virtuels ou une agence d’assistants virtuels

Il existe plusieurs manières de recruter son adjoint virtuel. Vous pouvez par exemple recourir à une plateforme freelance, les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook…), ou encore faire fonctionner le bouche-à-oreille.

Mais le processus peut prendre du temps et vous n’êtes jamais à 100% sûr de la fiabilité des candidats.

Recourir à une agence d’assistant virtuel est une autre option qui s’offre à vous et qui offre plusieurs avantages.

Un recrutement facilité

Recruter un travailleur freelance n’est pas toujours chose aisée. De fait, il faut rédiger l’offre d’emploi, la publier sur différentes agences en ligne, sélectionner les profils, faire passer les tests et entretiens, etc.

Or, vous êtes déjà bien occupé à gérer votre business. Pour gagner du temps, que vous pourrez mieux employer ailleurs, passer par une plateforme d’assistant virtuel est la meilleure solution.

Il vous suffit alors d’établir un cahier des charges, regroupant vos requêtes et attentes pour votre futur collaborateur, à savoir les tâches à réaliser, les outils à maîtriser et les qualités attendues. Si vous avez besoin d’une compétence spécifique, il vous suffira de le mentionner : rédacteur, spécialiste en stratégie marketing, etc.

La plateforme s’occupera alors de toutes les formalités à votre place : rédaction et publication d’annonce, sélection de profil, test de compétence, formation, etc.

Des compétences assurées

La plateforme d’assistants virtuels permet aussi de s’assurer des compétences des profils.

Par conséquent, vous pouvez avoir des exigences précises pour la personne qui va vous assister.

Un site comme la nôtre vous propose un assistant externalisé qui a de l’expérience, qui est diplômé, avec une bonne culture générale et une personnalité fiable.

Vous avez également accès à des profils variés. Si nécessaire, notre société d’externalisation pourra assurer une formation pour la montée en compétences de votre assistant personnel.

Des économies substantielles

Recourir à une plateforme d’assistants virtuels, c’est aussi l’assurance d’une expertise avérée à moindre frais. De fait, les profils viennent de pays francophones comme Madagascar.

Il est alors possible de trouver une adjointe virtuelle qualifiée pour des prix jusqu’à 5 fois moins chers par rapport à des profils européens.

En embauchant un assistant virtuel au lieu d’une secrétaire, vous faites également des économies substantielles. Vous évitez alors d’investir dans l’aménagement d’un espace de travail, avec tout le matériel nécessaire, sans parler des charges sociales et patronales.

Vous évitez aussi de payer quelqu’un à temps plein et en CDI. Si vous n’avez besoin de l’aide de votre assistante virtuelle que quelques heures par semaine, par exemple.

Un accompagnement sur-mesure via une plateforme d’assistants virtuels

Avoir des employés implique certaines responsabilités, qui peuvent également vous prendre un temps précieux. En faisant appel à une plateforme d’assistants virtuels, vous n’aurez pas à vous occuper de ces tâches que vous ne maîtrisez pas forcément.

De fait, nous nous chargerons d’établir le contrat de travail, de gérer les bulletins de paie et autres tâches administratives fastidieuses.

Un meilleur suivi

Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant d’une TPE, ou d’une start-up, s’adresser à une plateforme spécialisée, comme notre agence d’assistants virtuels, vous garantit également un meilleur suivi de votre assistant virtuel francophone.

Effectivement, en recrutant un profil au hasard, vous ne pouvez pas vous assurer du sérieux de la personne. Vous prenez alors le risque qu’elle vous laisse tomber au moment où vous aurez le plus besoin d’elle.

Avec une agence d’assistants virtuels en ligne comme la nôtre, vous aurez un chef de projet qui s’occupera du suivi régulier de votre ou de vos assistants personnels. Cela vous garantit une collaboration sérieuse, sur laquelle vous pourrez compter à long terme. Dans le cas où votre assistant actuel souhaite partir, nous nous occuperons de son remplacement dans les meilleurs délais. Vous ne subirez donc pas d’impact sur votre activité.

Une meilleure flexibilité

S’adresser à une agence spécialisée en externalisation vous permet également de bénéficier d’une meilleure flexibilité en ce qui concerne votre assistant virtuel site web. Si votre activité nécessite une présence 24h sur 24 et 7 jours sur 7 pour le service client par exemple, nous pourrons organiser la rotation de plusieurs assistants à distance pour assurer cette présence.

Quelqu’un sera alors toujours disponible, de jour comme de nuit, et même les week-ends et jours fériés, pour répondre à vos clients.

Votre assistant polyvalent pourra d’ailleurs aussi bien vous assister pendant les périodes calmes de votre activité que celles plus denses.

L’intérêt d’avoir une assistante virtuelle

Un entrepreneur a tout intérêt à déléguer les tâches routinières en recrutant un assistant personnel virtuel. C’est d’ailleurs souvent le premier recru des e-commerçants. Il gère les tâches en ligne et peut travailler de n’importe où dans le monde. Ce collaborateur peut grandement vous aider dans le bon fonctionnement des processus essentiels à votre activité. Il vous apporte alors plusieurs avantages.

Pouvoir se concentrer sur l’essentiel

Selon le principe de Pareto, seulement 20% de nos actions amènent 80% de nos résultats. Tout le reste correspond à des tâches parasites qu’il convient d’éliminer ou de déléguer. L’assistant personnel est justement là pour prendre en charge les tâches que vous ne maîtrisez pas et qui vous font perdre du temps, sans vous faire gagner de l’argent.

Déléguer les tâches non essentielles vous offre l’opportunité de vous concentrer sur ce qui est réellement important et ainsi de ne rater aucune opportunité pour faire grandir votre business.

Une grande polyvalence

Si vous vous demandez ce que peut faire pour vous une assistante personnelle, la réponse est : beaucoup de choses. Elle dispose en effet de compétences générales et variées. Vous pouvez lui confier toutes les tâches pouvant être réalisées sur un ordinateur et qui sont gourmandes en temps :

• Animation commerciale de votre site internet
• gestion des réseaux sociaux
• rédaction d’articles de blog
• Référencement
• Design
• Montage vidéo
• gestion d’agenda
• traitement d’emails
• gestion administrative
• gestion de relation-client
• recrutement
• édition de devis et factures
• comptabilité
• recherche
• saisie de données
• etc.

En prenant en compte la liste d’exemples des tâches chronophages ci-dessus, vous pouvez facilement vous rendre compte du temps que vous pourrez économiser en embauchant un assistant virtuel en télétravail.

Equilibrer vie professionnelle et personnelle

En externalisant certaines tâches de votre activité, vous aurez plus de temps à vous consacrer à vous-même à vos proches, ce qui est essentiel pour votre épanouissement personnel.

Un tarif adapté à votre budget

Si vous venez de commencer votre business en ligne, vous n’avez peut-être pas encore les moyens nécessaires pour embaucher un secrétaire à plein temps. En décidant de recruter avec un assistant privé virtuel vous bénéficierez d’un accompagnement à un tarif adapté à votre budget.

Combien coûtent la prestation d’un assistant virtuel ?

C’est une question qui se pose rapidement lorsqu’on souhaite embaucher un assistant virtuel. Sachez que les assistants virtuels installés en Europe sont ceux qui facturent les prix les plus élevés. Mais il est aujourd’hui possible de faire appel à des assistants virtuels francophones dans des pays comme Madagascar.

Il vous sera alors possible d’embaucher un assistant virtuel pour quelques euros de l’heure en faisant appel à un recruteur professionnel comme notre agence. La plupart des AV facturent en effet leurs services sur la base d’un tarif horaire. C’est généralement la formule la plus intéressante pour la gestion de tâches routinières. Il est également possible de facturer à la tâche ou au projet, voire de négocier un prix forfaitaire pour un nombre précis d’heures.

Sachez néanmoins que les prix peuvent varier en fonction du type de tâche à externaliser et de son importance. Dans tous les cas, vous pourrez payer jusqu’à 5 fois moins cher par rapport au tarif d’un AV français. Le meilleur moyen de connaître le prix est de nous communiquer vos besoins spécifiques. Ainsi, nous pourrons vous établir un devis sur-mesure.

Comment réussir l’embauche de votre assistant virtuel ?

Une fois que vous aurez déniché la perle rare via notre plateforme, il faudra parvenir à bien intégrer votre nouvel assistant virtuel à son poste. En effet, il ne suffit pas de lui lister les tâches que vous souhaitez qu’il accomplisse par vidéoconférence, si vous souhaitez un travail bien fait.

Pour réduire les risques d’erreur et pour s’assurer que tout soit fait comme vous le souhaitez, il est important de bien documenter le processus de travail pour chaque tâche. Vous pouvez par exemple filmer votre écran pour lui montrer le processus de gestion de certains aspects de votre e-commerce. Ce type de démarche permettra de passer en revue tous les détails du travail à faire et facilitera la compréhension des consignes.

Pour la gestion du service client, des réseaux sociaux et autres tâches nécessitant une interaction directe avec le client, n’hésitez pas à revoir vos anciens échanges. Ainsi, vous pourrez créer un script, ou des modèles de réponses types, facilitant le travail de votre assistant virtuel. C’est pratique pour les demandes de remboursement par exemple.

C’est en prévoyant ce type de scénarios et la manière d’y répondre à l’avance, ainsi qu’en délivrant des conseils à votre AV sur la façon de réagir, que vous parviendrez à déléguer efficacement.