[Assistant virtuel francophone] Comment réussir son externalisation ?

 De nos jours, les entreprises offshore continuent d’étendre leurs secteurs d’intervention, travaillant aussi bien pour les grandes marques que pour les petites et moyennes entreprises. En effet, cette option reste aussi très intéressante pour les entrepreneurs qui souhaitent booster leur efficacité et la rentabilité de leurs activités. Surtout que de nos jours, les outils collaboratifs facilitent l’organisation et la communication à distance.

L’appel à différentes prestations comme les services d’un assistant virtuel francophone professionnel figurent parmi les leviers qui peuvent en effet avantager votre entreprise.

Comment ? Pourquoi ? Nous vous expliquons cela en quelques points.

Pourquoi déléguer à un Assistant virtuel francophone 

Quand on entreprend, on ne se rend pas forcément compte de toute la charge de travail qui finira par nous tomber dessus. Au gros de votre activité viendront peu à peu s’ajouter de nombreuses tâches qu’il faudra effectuer. Il faudra penser à sa communication, son marketing pour son site web.

Pour vous éviter de vite vous retrouver surchargé de travail, et à long terme de perdre pied, il est important de savoir déléguer. A savoir que les assistantes à Madagascar peuvent être bilingues. Un moyen idéal pour traiter avec vos clients français ou anglais. L’assistant virtuel francophone est la solution qui répond à plusieurs de vos problématiques pour votre business, même celles qui ne vous apparaissaient pas comme telles. La contribution d’un assistant BPO (Business process outsourcing) permet notamment de :

Se défaire des tâches chronophages et répétitives

Le temps, c’est de l’argent, dit-on. Un dicton qui n’est jamais aussi vrai que lorsqu’on est entrepreneur ! Le temps que vous perdez sur les tâches secondaires, aussi importantes qu’elles soient, reste du temps que vous ne rentabilisez pas complètement. Cela vaut notamment pour les tâches administratives (assistant de direction), pour la gestion des contacts ou encore la rédaction et le rangement de documents. L’assistant polyvalent freelance est alors la personne qui prendra la relève sur ces tâches ingrates mais nécessaires. Vous pourrez ainsi pleinement vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et votre cœur de métier. 

Assurer une meilleure organisation de vos activités

Lorsqu’on court après plusieurs tâches à la fois, il est courant d’oublier celles qui sont les plus importantes. Entre les différents projets que vous n’avez pas à superviser et la gestion des activités en cours, il est facile de perdre le fil des choses. Pour éviter que ce type de situation ne se produise, il est essentiel d’être bien organisé. L’assistant personnel est là pour ça.

Il est présent pour vous aider à organiser vos pensées et votre emploi du temps. Vous pouvez lui demander de vous aider à organiser vos tâches de la journée, de gérer votre calendrier professionnel, de tenir vos dossiers à jour et de vous rappeler les tâches essentielles. Vous pourrez ainsi vous recentrer sur vos priorités.

Sa participation peut même être plus active, car il peut effectuer des prises de rendez-vous et des réservations pour vous, afin d’accélérer vos déplacements professionnels.

Assurer la relation-client, à toute heure

La grande disponibilité et la réactivité d’une assistante virtuelle externalisée peuvent être un point fort de votre entreprise. Celle-ci pourra être joignable à tout moment, grâce à un assistant assurant la veille. Il pourra en effet répondre à vos clients à votre place, même hors de vos heures de travail. Vous pouvez ainsi être plus tranquille lorsque vous vous déconnectez, pour profiter de vos moments privés.

Mieux gérer vos coûts

Certains entrepreneurs hésitent à engager un assistant ils pensent que cela va leur coûter nécessairement très cher. Ou, comparer à l’embauche d’un salarié en interne, un assistant virtuel francophone peut vous faire économiser beaucoup plus d’argent.

En effet, il est payé à l’heure. Vous ne le rémunérez donc que pour les périodes où vous avez besoin de ses services. Cela peut être plusieurs heures par semaine, une fois dans l’année afin de faire face à une surcharge d’activités, ou encore pour une mission exceptionnelle. Cela vous évite également de débourser des frais liés aux charges sociales ou encore au matériel, qui sont souvent difficiles à supporter pour les TPE. 

De plus, vous pouvez lui confier des tâches variées. Vous évitez donc d’engager plusieurs personnes pour s’occuper, ce qui réduit encore vos coûts, d’augmenter votre productivité et d’améliorer votre rentabilité.

Les atouts de l’assistant virtuel francophone

Embaucher un télétravailleur francophone à domicile est loin d’être un investissement superflu. Cette option vous permet de profiter à la fois d’une flexibilité salariale mais aussi d’une maitrise de coût grâce à la délocalisation d’activités de services dans différents pays francophones.

De nombreux profils qualifiés

Avec presque une centaine d’États francophones recensés dans le monde en 2018, selon l’OIF2, les possibilités de trouver des candidats maîtrisant parfaitement le français sont grandes. Qui plus est, des pays comme Madagascar se sont spécialisés dans l’externalisation et les prestations de services. Ils proposent donc de nombreux profils compétents et expérimentés. Vous y achetez facilement en passant par la bonne agence.

Une grande polyvalence

La polyvalence est finalement le principal atout d’un assistant privé. L’assistant virtuel francophone peut se charger de la gestion de votre site internet, des réseaux sociaux, de l’édition et de l’envoi de factures, de la préparation de vos diaporamas, ou encore des relances des clients par téléphone, en fonction des besoins de votre entreprise. Il s’occupe également du télésecrétariat, du standard téléphonique, de la gestion administrative et de l’organisation. Cette capacité d’adaptation lui permet d’assumer plusieurs missions en même temps ou selon les besoins. 

D’ailleurs, selon le profil d’assistant virtuel francophone que vous embauchez, vous pourrez profiter de différentes spécialisations pratiques. Plusieurs assistants virtuels BPO ont de l’expérience en gestion communautaire, en prospection téléphonique ou encore en services marketing. Certains proposent même de l’externalisation informatique, pour le développement web ou la maintenance informatique par exemple.

Assistant virtuel francophone : compétitivité des coûts 

La délocalisation dans un pays francophone est particulièrement intéressante sur le plan pécunier, grâce aux tarifs qui y sont proposés. Les coûts de la vie plus bas permettent à l’assistant virtuel en Afrique de vous proposer des tarifs bien plus attractifs qu’un assistant virtuel en France, un assistant virtuel en Belgique ou un assistant virtuel en Suisse. Vous ne choisissez pas les tarifs horaires ou un coût global sur un projet ou sur des tâches spécifiques. 

Commentaire recruteur son assistant personnel privé francophone ?

Définir ses attentes

Avant tout, il convient de définir ce que vous convient de l’assistant. seront les tâches qui lui seront attribuées ? Sur quelles périodes aurez-vous besoin de son aide ? Quelles seront vos exigences ? Ces questions vous permettront d’établir vos critères de recrutement, mais aussi le tarif d’assistante virtuelle que vous êtes prêts à accepter.

Savoir ce que vous recherchez, vous pourrez aussi d’ établir des règles claires et précises que l’AV devra respecter. Cela vous aide à installer une collaboration efficace et à long terme.

Si vous avez besoin de compétences spécifiques, d’une expertise pour réaliser certaines tâches, n’hésitez pas à inclure dans votre annonce.

S’adresser à des professionnels

Recruter quelqu’un n’est pas un processus aisé. Cela implique de mettre au point puis de diffuser une annonce, de faire le tri parmi les candidats, d’organiser des entretiens, etc. Pour vous assurer de ne pas perdre votre temps, il est conseillé de vous adresser à une agence spécialisée et reconnue, comme la nôtre.

Notre plateforme d’assistants virtuels pourra vous proposer directement plusieurs profils correspondant à ce que vous recherchez. Elle assure alors du sérieux et des compétences des candidats, en ayant réalisé une sélection au préalable. Elle peut même garantir la gestion de la formation des nouveaux collaborateurs.

L’agence pourra aussi opérer un accompagnement complet lors de votre projet d’externalisation, en intervenant dans les procédures contraignantes relatives à la collaboration. Cela pourra être les tâches administratives et juridiques nécessaires au recrutement, comme le contrat de sous-traitance. Elle assurera également la gestion de la paie et des équipes potentielles.