Aide comptable en ligne : trouver la perle rare !

Aide comptable en ligne : est-ce avantageux ?

Quels sont les avantages d’une comptabilité en ligne ? Le numérique offre de nombreuses opportunités aux chefs d’entreprise, dont la possibilité de profiter d’une aide comptable en ligne. Ce type d’offre convient notamment aux petites entreprises et aux indépendants qui ne peuvent engager un comptable en interne à temps plein. Un comptable débordé a également tout intérêt à déléguer une partie de ses tâches à un assistant pour alléger son travail. Les prestations de comptabilité en ligne vous permettent de tenir les chiffres de votre entreprise à jour, en optant pour une collaboration dématérialisée, tout en réduisant vos charges mensuelles. Revenons alors sur les avantages et inconvénients offerts par un assistant comptable en ligne.

Les avantages de la comptabilité en ligne

La gestion de la comptabilité peut prendre beaucoup de temps, en plus d’être un vrai casse-tête. Heureusement, vous avez l’option de déléguer la gestion de vos documents comptables, avec les saisies et les calculs y afférent, pour ne plus vous perdre dans toute cette paperasse. Cette démarche d’assistance comptable dématérialisée vous fait profiter d’avantages multiples.

Le savoir-faire avéré des assistants virtuels comptables

Les tâches administratives comme la gestion comptable font partie des tâches gourmandes en temps, mais qui sont obligatoires pour une entreprise. Si vous ne savez pas toujours comment vous y prendre, ou si vous ne souhaitez plus y perdre du temps, faire appel à un assistant comptable en ligne est la meilleure solution.

Notre agence met à votre service des assistantes virtuelles en comptabilité diplômées des grandes écoles universitaires et dotées d’une expérience significative dans leur domaine. Vous pouvez donc confier votre gestion comptable à une personne qualifiée et gagner en productivité. Votre assistant virtuel comptable vous fera gagner du temps et de l’argent !

Chaque assistant comptable en ligne est parfaitement à l’aise avec la manipulation des chiffres et la comptabilité française, en plus d’être doté d’une bonne maîtrise en informatique, lui permettant de gérer vos documents comptables en ligne sans problème. Votre aide comptable en ligne peut également travailler sous la responsabilité d’un comptable pour certaines tâches spécifiques.

Un investissement matériel moindre

Vous n’avez pas besoin de procurer à votre aide comptable en ligne un bureau et tout le matériel nécessaire, impliquant un investissement conséquent. Toute la collaboration se déroule différemment de ce qui peut se faire traditionnellement, une évolution permise par la digitalisation.

Vous n’aurez alors besoin que du matériel informatique de base que vous utilisez quotidiennement et d’une connexion internet pour communiquer avec votre comptable virtuel et garder un œil sur vos chiffres. 

Un gain de temps important

La gestion de la comptabilité d’une entreprise est une tâche technique et chronophage. La confier à un aide comptable en ligne est le meilleur moyen de gagner du temps pour pouvoir davantage vous concentrer sur votre cœur de métier. De plus, vous n’avez pas besoin de vous déplacer étant donné que vous pouvez communiquer par téléphone, mail ou visioconférence.

Votre aide comptable connaît et maîtrise les outils et logiciels de gestion de la comptabilité, lui permettant également de gagner du temps dans le traitement de ses tâches.

Une tenue de comptabilité instantanée 

Une comptabilité à jour permet d’apprécier à tout moment la santé financière de son entreprise. Grâce à la dématérialisation, tout est plus rapide. L’enregistrement de vos documents comptables et de vos flux bancaires peut se faire de manière automatisée et leur gestion peut être assurée par votre aide comptable. 

Un assistant comptabilité client est plus réactif grâce au numérique, vous permettant d’accéder à des tableaux mis à jour régulièrement et disponibles à tout moment. 

Des économies considérables

Grâce à internet, vous pouvez engager un aide comptable éloigné géographiquement de votre lieu d’activité. Notre agence met à votre disposition des assistants comptables localisés à Madagascar. Formés et expérimentés, ils disposent de l’expertise nécessaire pour vous assister, tout en vous permettant de faire d’importantes économies sur l’embauche. Nous nous occupons de tout pour vous.

La dématérialisation vous permet également de faire des économies sur les fournitures de bureau : papier, encre… De plus, vous évitez de louer un local, d’entretenir le matériel, etc. Vous rémunérez votre aide comptable uniquement pour le nombre d’heures pour lesquelles vous avez besoin d’elle.

Assistance en comptabilité : les inconvénients

Alors, avoir recours à un comptable à distance est-il alors toujours une bonne idée pour toutes les entreprises ? Avant de faire appel à une aide comptable en ligne, il est toujours important de peser le pour et le contre.

Un service pas adapté à toutes les entreprises

Ce type de prestations convient parfaitement aux très petites entreprises (TPE) et autres petites et moyennes entreprises (PME). C’est également le cas pour les auto-entrepreneurs dont les besoins et les moyens ne permettent et ne nécessitent pas de recourir aux services d’un comptable en interne. 

Ce n’est en revanche pas le cas des grandes entreprises et des grands groupes.

Une maîtrise des outils digitaux indispensable 

L’externalisation de la comptabilité en ligne nécessite que vous soyez un minimum à l’aise avec la technologie. Vous aurez également besoin d’une bonne connexion internet pour pouvoir communiquer avec votre aide comptable sans problème, notamment à travers les vidéoconférences. Une maîtrise de l’informatique est aussi importante pour pouvoir utiliser les différents outils relatifs à la gestion de la comptabilité, comme l’enregistrement de vos factures en ligne par exemple. 

Une relation basée sur la confiance

Faire le choix de la comptabilité en ligne, c’est choisir une collaboration 100% distancielle. La transmission des informations se fait exclusivement en ligne. Il est alors important que vous puissiez vous fier à votre aide comptable. En faisant appel à notre agence d’externalisation, vous pouvez vous assurer du sérieux de votre assistant comptable. De plus, nous garantissons la confidentialité des données que vous communiquerez à votre assistant comptable en ligne.

Les tâches d’un aide comptable

Une aide comptable vous accompagne dans votre projet entrepreneurial. Il vous aide à gérer votre comptabilité en continu, vous simplifiant la vie et vous faisant gagner un temps précieux pour vos autres activités. Vous pouvez, à ce titre, lui confier différentes tâches. Ces dernières sont notamment relatives à l’enregistrement des transactions financières et la préparation des documents comptables :

• Gestion comptable (saisie, envoi, contrôle et enregistrement des notes de frais, livres d’achat et de vente…). La transmission de ces pièces se fait à l’aide de moyens de communication prédéfinis : Dropbox, Skype, mail, Google Drive… ;
• Gestion des factures d’achat et de vente, ainsi que leur classement pour facilement les retrouver si besoin ;
• Saisie des documents comptables : opérations bancaires, dépenses, rentrées d’argents… ;
• Gestion des données de clients et fournisseurs (règlement, relance…) ;
• Rapprochement bancaire et autres rapprochements divers : ils sont nécessaires à la bonne tenue de la comptabilité pour éviter un redressement fiscal ;
• Aide à la préparation des déclarations fiscales ;
• Contribution à la réalisation et au suivi des clôtures mensuelles et annuelles ;
• Elaboration des documents sociaux comme la fiche de paie ;
• Vérification des comptes et signalement en cas d’erreurs ;
• Assistance dans la déclaration de résultats (liasse fiscale)
• Etc.

Les taches d’un aide comptable en ligne peuvent se faire soit à l’aide d’outils standards, soit à partir de votre propre logiciel de comptabilité, après une courte formation.

En revanche, il faut savoir que la signature des documents comptables d’une entreprise doit être faite par un membre de l’Ordre des experts-comptables. L’assistante comptable ne peut donc pas se substituer à un expert-comptable. En revanche, il peut alléger le travail d’un chef-comptable pour qu’il puisse se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Il revient à l’expert-comptable de réaliser des tâches spécifiques telles que :

• Faire le suivi et la révision de la comptabilité de l’entreprise ;
• Assurer la clôture et la réalisation des comptes annuels ;
• Assurer les audits contractuels ;
• Faire l’édition des états comptables légaux (bilan, liasse fiscale, déclarations…) ;
• Assurer la gestion de la TVA ;
• Assurer la relance des clients ayant des retards de paiement.

Comment choisir son aide comptable en ligne ?

L’assistance comptable en ligne fait partie de services à la personne prisée par les petites et moyennes entreprises. Mais avant de se lancer, il est important de bien choisir son prestataire.

Parmi les précautions à prendre, il faut savoir précisément ce que vous propose le comptable online et à quel tarif. Cela permet d’éviter les mauvaises surprises. Vous devez donc établir un cahier des charges des missions que vous attendez, auquel il établira un devis.

Faites ainsi attention aux cabinets qui vous proposent des prix trop alléchants dans leur globalité, mais dont les offres sont très incomplètes. Vous vous retrouverez alors avec une tarification supplémentaire pour la moindre petite mission, et la note s’en retrouvera salée. Avec notre cabinet, la transparence est le maître mot. Vous connaissez dès le départ les tarifs que vous allez payer pour tel et tel service. 

Notre méthode de travail suit un processus bien défini.

Analyse de vos besoins

Nous identifions ensemble les missions de l’assistant comptable en fonction de votre secteur d’activité. A partir de cela, nous pourrons identifier les profils adaptés à vos besoins. 

Création de processus

Pour que l’externalisation se passe au mieux, nous déterminerons les procédures de travail adaptées à vos besoins et attentes. Nous vous présenterons ensuite les candidats présélectionnés répondant aux exigences du poste et définirons les modalités d’externalisation : durée de la période d’essai, emploi du temps de démarrage, heures de travail, tarification, etc.

Validation des moyens

Vous validerez ensuite le choix de votre assistant comptable, ainsi que les moyens techniques à utiliser au bon déroulement de la mission, sans oublier les moyens de communication.

Passage à l’externalisation

A la suite de ce processus, durant lequel nous vous accompagnons, vous pourrez commencer à externaliser vos tâches liées à la comptabilité. Notre agence vous assiste tout au long de votre démarche, en assurant notamment le suivi de votre assistant comptable. Ce dernier permet de s’assurer de son sérieux, afin que vous puissiez compter sur ses services à long terme.