[Assistante virtuelle] Comment peuvent-elle scaler votre business?

Qu’est-ce qu’un assistant à distance ?

Il vient un moment où il y a trop de choses à gérer en même temps. Cela peut arriver aux entrepreneurs ou chefs d’entreprise, que vous soyez à votre compte ou en tant que salarié.

Ces tâches sont pourtant très simples, mais demandent beaucoup trop de temps et d’énergie, ce qui pourrait perturber votre bonne gestion de temps. 

Elles vous empêchent de vous concentrer sur des éléments plus importants. Cela peut aller de la simple documentation à la gestion des contacts et des réseaux sociaux professionnels, etc.

Ainsi, le soutien d’une assistante exécutive peut alors être une grande aide. L’adjointe virtuelle se présente alors comme une solution intéressante pour pallier à ces problématiques. Nous vous expliquons le pourquoi du comment.

Une assistante virtuelle, c’est quoi ?

Un métier répondant à un besoin immédiat

L’embauche d’une assistante personnelle permet en général de déléguer les tâches qu’on ne souhaite pas effectuer soi-même car trop chronophages.

Elles ne nécessitent pas forcément des connaissances poussées dans des domaines spécifiques, comme l’informatique ou bien le droit, etc.

Il peut alors être affecté à des tâches très variées en fonction de l’activité et des besoins du client. En général, il ne s’agit pas de tâches manuelles mais plutôt d’opérations à effectuer depuis un ordinateur.

La particularité de son travail est aussi qu’il doit rester disponible et joignable à tout moment. Il doit pouvoir effectuer certaines tâches à l’instant, parfois même dans l’urgence.

Comment travailler avec cette assistante virtuelle polyvalente ? C’est très simple, l’assistante virtuelle indépendante peut être amené à gérer des taches génériques, la secrétaire virtuelle ou  sera alors parfaite pour exécuter vos tâches administratives. Sinon, le professionnel peut effectuer des tâches spécifiques dans le digital telles que la gestion des réseaux sociaux ou la rédaction d’articles SEO ou d’autres tâches en webmarketing. L’assistante virtuelle spécialisée est idéale pour vous assister dans les tâches où vous manquez de compétences.

Un métier répondant aux enjeux actuels

L’expansion des entreprises en ligne, qui n’ont pas de locaux définis. De ce fait, cela a permis le renforcement de l’assistance virtuelle.

C’est d’autant plus le cas avec la pandémie actuelle, qui encourage le télétravail. En effet, comme une présence physique n’est pas indispensable pour effectuer ses tâches, l’assistante virtuelle peut tout à fait travailler à distance.

Les e-commerces bénéficient particulièrement de cette aide externe. Ce qui permet de faire marcher son activité sans boutique physique.

Qui plus est, l’expertise d’un assistant en ligne au niveau des réseaux sociaux permet de définir et de mettre en place une stratégie marketing pertinente. Cela permet de multiplier les leviers de développement.

Ils permettent ainsi l’optimisation de votre communication, en allant au plus près du public cible.

Votre notoriété inbound marketing pourra également en être rehaussée, grâce à un accompagnement expert des clients après leurs achats.

Dans un marché très compétitif où la visibilité est cruciale. L’assistant offshore est également un allié de choix pour favoriser le référencement de son site à moindre coût.

Pour cela, il pourra user de canaux d’acquisition comme :

• la rédaction de contenu optimisé SEO (des blogs ou bien du contenu commercial),
• l’emailing
• l’utilisation de visuels marketings accrocheurs.
• le montage de vidéo
• la stratégie vidéo
• la gestion de vos réseaux sociaux

Les raisons de recruter une assistante virtuelle

01. Mieux gérer vos coûts

Embaucher quelqu’un en interne peut se révéler coûteux sur plusieurs points, que ce soit pour l’équipement, le local de travail ou encore la couverture sociale, etc.

Dans ces condition, externaliser certains postes est alors devenu une solution très prisée par les entreprises qui ne souhaitent pas y allouer trop de budget. 

L’assistante virtuelle offshore est déjà équipé du matériel nécessaire, ce qui représente de grandes économies pour vous.

Il requiert aussi un minimum de formation, sinon aucune, pour s’adapter aux tâches que vous souhaitez lui confier. Il est déjà habitué à la majorité des outils à utiliser.

C’est un assistant virtuel freelance qui est payé au nombre d’heures travaillés, à qui vous pourrez donc faire appel de manière régulière ou ponctuelle, à plein temps ou à mi-temps.

Cela peut particulièrement se révéler intéressant pour les personnes se retrouvant pendant une période déterminée avec beaucoup trop de tâches à gérer et/ou à réaliser.

02. Maîtrisez votre temps

Le principal intérêt de faire appel à une assistante virtuelle, c’est de pouvoir se décharger d’une partie des tâches liées à son travail. Ainsi, votre charge mentale diminuera.

C’est particulièrement intéressant pour les entrepreneurs ayant besoin d’une aide.

Il s’agira de tâches répétitives ou qui ne rapportent que peu de valeur ajoutée comme les procédures administratives ou encore la gestion des contacts, etc.

En deuxième lieu, l’assistant offshore vous permet d’avoir plus de temps et d’énergie à consacrer à votre véritable activité. Malgré cela, vous gardez le contrôle sur ces tâches en question.

Vous pouvez ainsi abattre plus de travail utile sans être ralenti par des corvées. Plus important encore : vous aurez enfin le temps d’avoir une vie en dehors du travail.

Par ailleurs, un assistant en externe peut présenter des horaires plus flexibles, pour s’adapter à vos besoins et aux contraintes de votre activité.

Si vous optez pour un assistant virtuel Belgique, un assistant virtuelle à Paris ou un assistant virtuel Madagascar par exemple, il n’aura pas besoin de travailler aux mêmes heures que vous.

Cela peut être utilisé à votre avantage. Dans la mesure où vous avez une clientèle internationale et/ou que votre activité a besoin d’être gérée 24h/24.

Ainsi, vous pourrez ainsi disposer d’une veille constante sur voter site ou vos réseaux sociaux, ou bien pour répondre à vos appels.

Il peut aussi s’agir de vous faire gagner du temps, en prévoyant des choses aussi simples que vos déplacements. C’est un détail qui a son importance, car il faut opérer la réservation d’un vol ou d’une voiture de location au bon moment.

03. Mieux s’organiser

L’assistante virtuelle externalisée peut prendre en charge la gestion de vos dossiers en ligne, en les complétant au fur et à mesure et en les agençant de manière à les retrouver facilement.

Vous pourrez ainsi retrouver en quelques clics les informations sur votre clientèle, vos documents administratifs ou juridiques, ou encore les coordonnées de vos collaborateurs, etc.

Il pourra aussi répondre aux nombreux mails que vous recevez, en vous briefant régulièrement sur les informations échangées.

De même, vous pourrez plus facilement vous y retrouver sur les tâches importantes à réaliser. Ceci est possible grâce à un partenaire de confiance spécialisé dans l’organisation. 

Il pourra notamment vous aider à mieux gérer votre emploi du temps.

Par conséquent, vous serez certain de prioriser convenablement les tâches les plus urgentes et/ou importantes, mais aussi pour n’oublier aucun rendez-vous.

Il pourra également vous aider dans l’organisation d’évènements, en réservant les transports, les établissements, etc.

04. Les avantages de l’externalisation

Une assistante virtuelle peut posséder une large variété de qualifications et d’expériences lui permettant d’endosser plusieurs rôles.

Chaque profil possède ses points forts, le rendant parfois idéal pour des tâches spécifiques ou pour des missions ayant besoin de polyvalence.

Grâce à un point de vue externe, il peut également offrir des conseils pour optimiser vos méthodes de travail.

Par conséquent, Il s’agit donc d’un atout certain pour aider à développer votre activité, que ce soit à court terme ou à long terme.

Comment trouver son assistante virtuelle ?

Une assistante virtuelle est un freelance. Il travaille généralement à son compte ou bien pour une agence d’externalisation.

De ce fait, il existe plusieurs plateformes d’assistant virtuel pour trouver les profils qui vous conviennent. Pour autant, trouver le profil idéal reste une tâche difficile.

Voici quelques conseils pour vous aider dans votre recherche d’un assistant :

• Les tarifs dépendent généralement des différentes prestations dont vous souhaitez profiter. Aussi, il dépend également du pays dans lequel est localisé le prestataire. Le tarif d’une assistante virtuelle francophone variera en effet s’il s’agit d’une assistante virtuelle en France ou à l’étranger. Vous pouvez en effet jouer sur le grand nombre d’assistants francophones. Ils présentent des tarifs beaucoup plus attractifs grâce à un coût de la vie moins important, comme ceux basés à Madagascar par exemple.
• Il vaut mieux faire appel à une enseigne d’externalisation déjà bien connue. En effet, les retours client y sont positifs et la mécanique est déjà bien huilée. Vous vous prémunirez ainsi des mauvaises surprises et du manque de professionnalisme ou de qualifications que pourraient arborer certains assistants externalisés débutants. Qui plus est, cela vous donnera certaines garanties par rapport au respect de la confidentialité des données partagées. 
• Vous pouvez rédiger une annonce sur les sites spécialisés, en précisant les tâches que l’assistant virtuel devra accomplir ainsi que les compétences qu’il devra avoir. Il vous faudra également définir des règles précises pour que la méthode de travail soit claire et fluide.

• Si les tâches que vous souhaitez confier à l’assistant comprennent de la rédaction ou des appels. Il est bien évidement important de faire attention à son niveau de français parlé comme écrit.

Pour conclure, dans un souci pratique, mais aussi pour sécuriser votre activité, pensez tout de même à limiter les accès à vos données personnelles et bancaires.